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會議合同撰寫與簽訂
    合同是為理智的雙方或多方所接受和同意的列明特定條款的文本,通常約定在特定時間以內有效。合同可以僅為兩頁紙的簡單文件,也可以是較長的(無頁數限制)條款極為全面的文件。現在的合同較以前更復雜、嚴格和合乎法律規范,如今的標準是長篇的正式合同,必須列明所能想到的每一個細節事項,以免發生意外或其他設施在遭任何可能的損失。
    1. 合同的目的和內容: 合同里需要寫明與會議相關的各種事項,分清權利和義務,從而當出現爭議時,法庭將按合同中雙方意見一致的條款,按有利的方式保護利益受損方。
    (1)房間數目和房間價格:列明每晚所需房間數和房間價格。
    (2)免費房間:注明會議組織人員每晚可免費使用的房間數。
    (3)工作間及房價:除免費房間外,會議工作人員還可享受優惠價格的房間;優惠程度依所需工作間數目和本次會議給酒店帶來的生意規模而定。
    (4)套房、貴賓房:本條款需列明具體的房間要求。
    (5)房間位置:應列明各個所訂房間的具體方位和房間檔次。
    (6)平均房價:是根據各種類型房間占相同百分比計算出來的一個調整后的平均價,適用于各類房間。
    (7)無轉移條款:即會議舉行期間如遇酒店所訂房間超出實際接待能力時,不得使會議人員轉移其他酒店
    (8)入住及退房登記:登記情況視酒店規定而定。
    (9)提前入住和推遲退房如果在該問題上的需求與酒店規定有所偏差,則一定要在合同中注明。
    (10)預定取消日期:一般規定為預定者在計劃使用日期之前30天。這一條雙方可以再協商。
    (11)會議場所要求:如果會議規模可能出現調整,最好在合同中確定一個調整時間。
    (12)會議場租:可以是一個固定價格也可以根據所訂客房情況協商。
    (13)24小時租用:如過是按24小時租用酒店會議室,那么即使24小時之內你們不用會議室,酒店也不得使用。
    (14)會場變動:合同中已注明預定的是哪些會議室,在沒有酒店的事先通知和會議方的書面同意,已訂好的會場不能再有變動。
    (15)房間定金:合同中必須注明預付定金的具體時間。不能因為沒有支付定金就失去所訂房間。合同中應要求酒店在定金預付日期到來時提醒你。
    (16)結賬:誰來負責會議方結賬事宜;誰有權在賬單上簽字;有哪些具體事項;賬單上包括哪些費用;哪些費用是個人來付的;這些問題必須在合同中說明。
    (17)餐飲消耗:此條款規定對于因活動取消、活動改為在酒店以外進行或與會人數不足而引起的餐飲活動減少,會議方應給予酒店一定補償。
    (18)仲裁條款:如果合同中有同意仲裁解決爭議的條款,在簽訂合同之前,要先決定會議方是傾向使用仲裁手段還是反對使用仲裁。仲裁解決爭端比訴訟的費用要少,并且進行起來更快;但有約束力的仲裁裁決使得不利方不能再上訴。
    (19) 視聽公司(酒店內部設備租用):酒店自己提供視聽設備是很常見的事,但對于那些更愿意選擇其他視聽公司的會議方,可以在合同中注明會議方免除支付視聽設備使用費。
    (20) 會議物資運抵酒店:在會議舉行之前,會議所需用的物資要運到酒店的庫房。在合同中應注明庫房的工作時間和酒店政策。
    (21) 電話附加費:盡量與酒店協商,免付電話使用附加費。協商文件應包括在合同中。
    (22) 展品的處理:展品運進、運出酒店的時間上的規定對費用開支有很大影響。對于酒店在這方面的規定和可能會有的限制和局限,雙方應進行協商和討論。
    (23) 最低餐飲消費:有些酒店的合同上有最低消費這一條款,規定客人的早餐、午餐和晚餐花費必須達到某一最低金額。
    (24) 安全、防火規定:酒店符合安全和防火的有關規定。
    (25) 殘疾人保障:合同中特別列明酒店內設施和政策與有關殘疾人保障法是相符的。
    (26) 合同的終止:如遇第三者原因:不可抗力或特殊事件的發生,則允許一方提出終止合同而不受違約罰款。即終止合同的一方對影響會議正常進行的事態無法控制。
    (27) 免責:方應同意,對于一些疏忽事件和其他一些不影響會議進行和偶爾事件對方不負責任。
    (28) 訂房確認報告:如果不寫入合同中,那么必須的訂房確認書會議方很難得到,所以有必要在合同中加入訂房確認報告這一條款。
    備注:保存一份書面合同;將所有的回復傳真或信函作為書面承諾歸檔保存。
    2. 合同的修正與增補: (1) 變動較小:可以在合同邊上注明改動,然后寫上日期和簽名。交給對方時要隨附確認信一封,概括所做的變動并請對方在變動處簽署姓名和日期,然后返還合同,或者按照變動標記重新改寫合同。
    (2)變動較大:則按意見增補一個附文,然后將合同交給對方,并附上一封信請求將附文包括在合同中,再將簽過字的合同送回。

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